Электронный документооборот на предприятии – признак эффективности и современности компании

9 Марта 2014
Электронный документооборот на предприятии – признак эффективности и современности компании
Растет число российских предприятий, которые переходят от документов на бумажных носителях к их электронной форме. Электронным документооборотом (ЭДО) является обмен юридически значимыми электронными документами. Он основан на полностью сформированной нормативной правовой базе.

Многие предприятия и организации используют безбумажную форму документооборота со своими поставщиками и клиентами. Некоторые сферы деятельности являются почти стандартом использования ЭДО. К ним относятся:

1. Делопроизводство общего характера, включающее обработку входящей документации, обращений со стороны граждан, подготовку корреспонденции, внутреннюю документацию, контроль выполнения поручений.

2. Делопроизводство в области архивов. Процедуры, через которые проходит электронный архив документов, включают их опись, передачу на хранение, экспертизу ценности дел и др.

3. Делопроизводство кадровое, отражающее процедуры приема и увольнения сотрудников, направления в командировки, предоставления отпусков и т.д.

4. Автоматизация документного обеспечения работы коллегиальных инструментов управления – заседаний, собраний акционеров, советов директоров. Сюда входят подготовка, согласование и окончательное утверждение повестки дня и протоколов.

5. Функционал Cunsumer Relationship Management (CRM) реализован практически во всех системах электронного документооборота. Он представляет собой прикладную программу по управлению взаимоотношениями с клиентурой.

Сервисы ЭДО комфортны в применении:

  • происходит быстрое формирование, подписание и отправка документа (буквально нажатием кнопки),
  • возможно использование любого сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП), признанной ФНС РФ,
  • можно обмениваться любыми документами, включая счета-фактуры, накладные акты, заказы, счета и пр.

К принципам, на которых базируется электронный документооборот, относят:

  • однократную регистрацию документа для его однозначного идентифицирования,
  • параллельное выполнение нескольких операций,
  • непрерывный процесс перемещения документа для отслеживания ответственного лица,
  • единую базу информации по документам, исключающую их дублирование,
  • эффективную организацию поиска документов при минимальных данных о них,
  • развитие системы отчетности по разным параметрам документов для контроля их движения и принятия ответственных решений.

Система движения документов в электронном виде оптимизирует управленческие процессы, способствуя реализации решения множества задач, возникающих при документировании работы предприятия.


9 Марта 2014
Другие материалы по теме: 

Комментарии:


Пресс-релизы

Комментарии

Мы в соцсетях